为推动干部人事档案管理提档升级，近年来，山西大同市从制度、操作、管理三个层面入手，明标准、强业务、建台账，全面提升档案管理各环节、全链条的规范化水平。
制定干部人事档案规范化管理办法，从档案材料的收集、归档和档案的接收转递、查借阅、审核认定等方面，建立覆盖各环节、全链条的制度规范和标准。制定《归档材料范围及分类》，将10类归档材料细化为57项，逐项提出整理和归档规范。制定《新接收干部档案审核验收评分表》，从纸质档案和电子档案两方面，列出30项评分项目及验收标准，并将审核验收情况作为县区、市直单位党建考核重要内容，传导工作压力，提升工作干劲。
梳理形成《干部人事档案审核实操手册》，整理收录关于干部人事档案审核的常用政策文件28篇，从认定依据、政策依据、审核方法、常见问题、注意事项5方面，对干部“三龄两历一身份”的审核认定方法进行分类解读，提升全市组织人事部门和管档人员的业务水平。结合实践中经常出现的问题和容易出错、遗漏的细节，整理形成材料归档工作中应注意的10个问题和报送档案工作中应注意的11个问题，督促各县区、市直各单位切实提升材料归档和档案转递工作质量。
建立在职干部、退休干部等台账，注明每本档案的编号、层号、位号和姓名、职务、职务层次、数字化加工情况、档案存在问题等，并及时更新。在此基础上，建立档案出入库、查借阅、材料归档、干部处分等台账，做到专人管账、定期核账，实现干部档案入库有源头、出库有方向、查找有记录、统计有效率。
